Podnikom a firmám, ktoré sú v neustálom ekonomickom aj personálnom raste, chýba častokrát efektívny systém riadenia dokumentov. To môže časom viesť k obrovským stratám vzácneho času, ktorý by vaši zamestnanci mohli využiť na produktívnu činnosť. Zastarané systémy ako hromadné rozposielanie emailom alebo ukladanie dokumentov na zdieľanom disku sú zdĺhavé a veľmi nepraktické. Ak mávate pravidelné problémy pri auditoch, a strácate prehľad o platnosti dokumentov, alebo pri každej aktualizácii, či vydaní nového protokolu nedokážete automaticky informovať svojich používateľov, C.Solution vám pomôže vyriešiť tieto problémy. Ponúkame vám jedinečný inovatívny systém riadenia dokumentácie. Pomôže vám optimalizovať čas a výdavky, ktoré ste doteraz venovali organizácii vašej dokumentácie. Nasadením nášho systému zákazníci ušetrili mesačne až tri dni práce súvisiace s administratívou smerníc, desiatky hodín času stráveného opravovaním a vyhľadávaním chýb a skrátili o 1/20 pôvodnú dobu potrebnú na vyhľadávanie dokumentov.
Systém riadenej dokumentácie je založený na týchto základných princípoch:
· efektívne vyhľadávacie nástroje,
· automatická aktualizácia a ukladanie predošlých verzií dokumentov,
· prepojenia jednotlivých dokumentov,
· upozornenia na vypršanie platnosti dôležitých dokumentov a automatická spätná väzba pri doručení smerníc a interných protokolov
Naše centrálne úložisko poskytuje možnosť komfortne pracovať s verziami dokumentov bez nutnosti zložitej konfigurácie a vyhľadávací mechanizmus potom maximálne zjednodušuje prístup k dokumentom. Používateľ pracuje takto vždy s aktuálnou verziou dokumentu a vďaka uloženým predchádzajúcim verziám môže jednoducho zistiť vykonané zmeny.
Správca dokumentácie má plnú kontrolu nad tým, ako dokumenty vznikajú a ako prebiehajú následne úpravy. Finálnym schválením dokumentu dôjde zároveň aj k jeho publikovaniu a stáva sa viditeľným pre všetkých relevantných zamestnancov. Tento systém vám umožní skrátiť proces tvorby dokumentácie až o 6O %. Okrem iných atribútov náš centrálny systém umožňuje vlastníkom dokumentov vytvárať prepojenia medzi dokumentmi, umožňuje nastaviť proces tvorby a schvaľovania dokumentácie podľa zvyklostí zákazníka. Na vykonanie každej úlohy je možné stanoviť termín splnenia a eskalácie pri nedodržaní týchto lehôt. Automatické funkcie systému zabezpečujú odoslanie informácie o blížiacej sa exspirácii dokumentov správcom dokumentácie a používateľom zodpovedným za konkrétne dokumenty. Už nikdy nezmeškáte dôležité termíny a systém vás sám upozorní na platnosť vašich certifikátov. V prípade nutnosti aktualizovať smernicu alebo postup, sa dá okamžite zistiť, aké dokumenty na riadiaci dokument nadväzujú, a vykonať primerané zmeny i tam. Potvrdenie o oboznámení sa eviduje elektronicky. Systém dokáže aj tlačiť protokoly pre tých, ktorý počítač pri práci nepoužívajú. Sken protokolu sa následne uloží do systému opäť priamo k príslušnej dokumentácii.
Chcete sa dozvedieť viac o správe dokumentov? Kontaktujte nás!
[contact-form-7 id=”1016″ title=”KF Správa dokumentov”]