Dobré meno firmy sa vyčísliť nedá, ale prípadné sankcie za oneskorenú platbu sú presne vyčísliteľné. Takisto sú vyčísliteľné časové straty pri vybavovaní upomienok, alebo pri vyhľadávaní faktúr. Stredná výrobná firma odhadla čas vyhľadávania faktúr na 180 hodín ročne. Pridajme k tomu náklady na uskladnenie, ktoré bežne predstavujú od tisícov po státisíce korún.Niektoré typy faktúr môžu prechádzať zbytočne zložitým a nejasne definovaným procesom, kým dôjde k ich zaúčtovaniu a preplateniu. V niektorých prípadoch ide o faktúry za služby poskytované viacerými oddeleniami súčasne, v iných sú to faktúry za marketing alebo investičné náklady, ktoré musí schváliť viacero osôb. Na to, aby faktúry neprešli celým schvaľovacím procesom, niekedy stačí, že jeden pracovník ochorie alebo ide na dovolenku. Firma, tak riskuje svoje dobré meno na obchodnom trhu a musí čeliť záťaži pri vybavovaní urgencií a upomienok.
C.Solution vám ponúka implementáciu, ktorá vyrieši všetky vaše agendy. Od okamihu, kedy je faktúra vložená do systému, je jednoduché sledovať požadované termíny. Systém sám skontroluje, či došlo k prekročeniu nastavených limitov zo strany jednotlivých osôb. Pre dôležité expirácie je možné nastaviť emailové notifikácie alebo eskalácie na nadriadených. V prípade neprítomnosti pracovníka, systém automaticky preposiela faktúry na určeného zástupcu.Digitalizácia faktúr je čoraz viac súčasťou dnešnej podnikateľskej reality. Niektoré organizácie, úplne v súlade so zákonom, už vydávajú len elektronické faktúry. Hlavným problémom používania papierových faktúr je ich dostupnosť. Je ťažké sledovať ich pohyb v priebehu procesu schvaľovania. Ich hľadanie telefonovaním, či pobehovaním po firme je zbytočná strata času a nervov.Faktúry možno v našich systémoch prijímať a spracovávať plne elektronicky. Papierové formy stačí jednoducho naskenovať, overiť správnosť a potom skartovať. Faktúra po naskenovaní prechádza do systému na vyťažovanie textu, ktorý rozpozná typ dokumentu a vyťaží konkrétne požadované údaje. Ak sa dá údaj overiť v databáze, zvyšuje sa úspešnosť vyťaženia. Už nebude potrebné prepisovať údaje ručne. Záznamy, ktoré vyhodnotí ako nejednoznačné, predloží na verifikáciu konkrétnemu zamestnancovi.
Náš inovatívny systém nielenže zaeviduje digitalizovaný daňový doklad, ale mu aj jednoznačne určí miesto, kde dokument vždy nájdete. Toto miesto je prístupné odkiaľkoľvek, ak máte na to oprávnenie. Rýchle a efektívne vyhľadávanie je zaručené evidenciou definovaných údajov-metadát, ako napr. čiastka DPH, dátum splatnosti a pod. Ak niektoré metadáta chýbajú, zabráni prevedeniu dokumentov do určitého formátu. Týmto sa zabráni ukladaniu dokumentov, ktoré sa následne nebudú dať vyhľadať. Systém tieto informácie získa buď zónovým vyťažovaním, alebo poprípade môžu byť doplnené ručne. Práve tento inteligentný systém, umožňuje rýchle vyhľadávanie konkrétnych faktúr. Rozumie otázke typu „všetky faktúry v júni“, alebo aj neurčitým zadaniam, napr. „faktúry zo začiatku roka 2015“, a to vďaka fulltextovému vyhľadávaniu.
Raz, keď je faktúra vložená do systému, jej životný cyklus je pod kontrolou. Presné zaznamenávanie jednotlivých krokov systémom vám dáva možnosť vyhodnocovať a prípadne optimalizovať výrobné procesy.
Chcete sa dozvedieť ako efektívne spracovávať faktúry. Kontaktujte Nás!
[contact-form-7 id=”1026″ title=”KF Vytažovanie faktúr”]