Ušetrite si až 30% nákladov na tlač!
Tlačové prostredie, ktoré je neriadené a skladá sa z pestrej zmesi tlačiarní, kopírok a faxov od rôznych výrobcov prestávajú držať krok s aktuálnymi požiadavkami kladenými na moderné pracovisko. Prinášame Vám balík služieb, ktorý spája poradenstvo, realizáciu hardvérového a softvérového vybavenia, riadenie, kontrolu a prevádzku systémov na tvorbu a obeh dokumentov, s cieľom znížiť náklady na tlač.
Optimalizované tlačové služby prinášajú optimalizáciu v štyroch oblastiach procesu tvorby a obehu dokumentov
Zariadenia: Na základe analýzy potrieb vašej organizácie vám pripravíme návrhy optimálneho počtu, výkonnosti a rozmiestnenia tlačových zariadení za účelom šetrenia nákladov pri tlači. Zrealizujeme riešenia umožňujúce diaľkový dohľad stavu tlačiarní, potreby výmeny spotrebného materiálu a požiadavky na servis, produktivity prevádzky tlačových zariadení nezávisle od ich výrobcu.
Procesy: V nadväznosti na analýzu obehu dokumentov vám navrhneme riešenia, ktoré zvýšia produktivitu vašej organizácie. Zadefinujeme pravidlá pre tlač, zabezpečíme digitalizáciu a archiváciu dokumentov, sledovanie cyklu ich životnosti a nastavíme najefektívnejší obeh dokumentov v obchodných procesoch.
Financie: Vyberte si z možností prenájmu, nákupu, úplného outsourcingu, ako aj rozmanitých variantov zmlúv. Umožníme vám integrovať existujúce zmluvy do jedného prehľadného finančného plánu.
Bezpečnosť: V rámci ochrany dokumentov vám vypracujeme a implementujeme riešenia v oblasti IT bezpečnosti. Zavedieme systém autorizácie používateľov a riadenie úrovne prístupu k zariadeniam. Pri opotrebovaných zariadeniach určených na recykláciu zabezpečíme trvalé odstránenie údajov z pevného disku v súlade s najprísnejšími normami. S OPS vám ponúkame pokročilé sieťové zabezpečenie, ako aj integráciu s existujúcimi systémami ochrany údajov.
Optimalizované tlačové služby sú postavené na troch pilieroch: poradenstvo, realizácia a správa.
1. Poradenstvo
Poradenstvo, ktoré je súčasťou balíka, je založené na profesionálnych nástrojoch na analýzu. Každú etapu analýzy robíme maximálne zrozumiteľnú pre zákazníka. Zapojíme vás do procesu návrhu riešenia, ktoré presne zodpovedá vašim potrebám.
Zber údajov: Identifikácia existujúcich tlačových zariadení. Monitorovanie súčasného využívania zariadení a objemov tlače. Diskusia s používateľmi o obehu dokumentov a požiadavkách na tlač dokumentov.
Analýza: Presný výpočet nákladov na prevádzku súčasného tlačového systému. Porovnanie súčasných nákladov s modelovým riešením. Analýza potrebných a odporúčaných riešení na podporu firemných procesov.
Optimalizácia: Návrh riešenia vyhovujúceho potrebám vašej firmy. Vypracovanie vizualizácie na základe poskytnutých plánov priestorového usporiadania. Výpočet budúceho zníženia celkových nákladov. Odhad súvisiacich úspor, vrátane vplyvu na životné prostredie.
2. Realizácia
Optimalizované tlačové služby sú oveľa viac ako iba nainštalovanie novej tlačiarne v kancelárii. Tento koncept umožňuje riadenie realizačných zmien vo vašej firme vo vami požadovanom rozsahu.
Projekt: Vyčlenenie zdrojov pre riadenie projektu. Naplánovanie projektu a pravidelné hlásenia o postupe. Proces vykonania zmien organizovaný a riadený od začiatku do konca. Trvalý prístup zákazníka k aktuálnej projektovej dokumentácii.
Zmena: Dodanie všetkých produktov, softvérových licencií a spotrebného materiálu. Technické poradenstvo a podpora. Dodanie nakonfigurovaných produktov, ktoré je možné integrovať s existujúcim systémom. Riadenie implementačného procesu.
Zaškolenie: Dodanie podrobnej dokumentácie pre používateľov a správcov. Organizácia informačných stretnutí na základe vašich požiadaviek. Školenia pre kľúčových používateľov a pracovníkov internej technickej podpory. Trvale prístupné internetové multimediálne školenia.
3. Riadenie a kontrola
Po realizácii a vykonaní testov novej tlačovej infraštruktúry sa v rámci OTS zaoberáme jej komplexnou obsluhou. Ponúkame vám rozšíriteľné portfólio služieb na využívanie a riadenie tlačových zariadení a kontrolu obehu dokumentov. Po ich prispôsobení vašim individuálnym požiadavkám môžu rozšíriť doteraz využívané IT služby alebo ich úplne nahradiť.
Prevádzka: Proaktívny servis formou vzdialeného prístupu. Automatické dodávky spotrebného materiálu a náhradných dielov. Všetky druhy služieb s dobou realizácie prispôsobiteľnou požiadavkám zákazníka: inštalácia, pridanie, premiestnenie, zmeny, dodatočné školenia.
Dohľad: Trvalý dohľad nad sieťovými zariadeniami ako aj zariadeniami pripojenými lokálne. Sledovanie úrovne využívania zariadení. Online prístup k informáciám o aktuálnom stave bežných ukazovateľov produktivity, správam o prevádzke zariadení, servisným hláseniam, dodávkach spotrebného materiálu, stave fakturácie a informáciám o zmluvách.
Spätná väzba: Trvalé využívanie poznatkov z prevádzky a dohľadu pre vypracovanie návrhov na ďalšie zlepšenia a optimalizáciu. Pravidelné správy pre vedenie firmy. Pravidelné hodnotiace stretnutia kontrolných skupín. Fakturácia podľa požiadaviek zákazníka (napr. samostatné faktúry pre jednotlivé lokality a regióny, celkové sumarizačné faktúry na úrovni centrály atď.). Elektronický prístup k informáciám o stave bežných ukazovateľov produktivity, k správam o prevádzke zariadení, servisným hláseniam, stavu dodávok spotrebného materiálu, stavom vyúčtovania a informáciám o zmluvách.