Neviete si poradiť s administráciou žiadostí, či objednávok a máte problémy s ich schvaľovaním a archiváciou? Papierová evidencia dokumentov sa častokrát zbytočne duplikuje alebo stráca. Nikto nemá rád zbytočnú byrokratickú prácu navyše.Implementácia jednotného systému interných objednávok prinesie vašej firme výrazné benefity. Patrí k nim
- podrobný prehľad stavu spracovania jednotlivých požiadaviek,
- prehľad o úlohách čakajúcich na schválenie,
- automatické generovanie a odosielanie schválených objednávok
- prehľadný reporting o všetkých objednávkach s možnosťou filtrovania podľa najrôznejších kritérií.
Naše riešenie spočíva v aplikácii systému, ktorý eviduje ucelený katalóg tovaru a služieb, z ktorého je možné objednávať. Ku každej položke je podľa nastavení prístupových práv pridelený pracovník, ktorý bude nákup tovaru riešiť a následne schvaľovať. Stav požiadavky sa tak dá kedykoľvek skontrolovať. Ďalšou veľkou výhodou je automatické spárovanie faktúr s doručenou objednávkou. Výrazná časová úspora sa pripojí k tisíckam eur ročne, ak zavediete aj systém centrálnych žiadostí na nákup tovaru. Môžete stanoviť obmedzený okruh dodávateľov a dohodnúť sa s nimi na objemových zľavách. Systém následne automaticky odosiela elektronicky schválené objednávky priamo do systému dodávateľa. Okrem vyššie spomínaných žiadostí o schvaľovanie investícií a služieb, súčasťou administrácie každej firmy so zamestnancami sú aj žiadosti o dovolenku, o rezerváciu služobného auta, či používanie zasadačky. Vieme zefektívniť váš čas aj pri vybavovaní tejto byrokratickej práce. Všetky žiadosti vyplnené pomocou nastaviteľných šablón priamo poputujú do centrálneho systému. Pracovník má prehľad o stave svojej dovolenky. V prípade potreby jej schválenia postupujú automaticky priamo na nadriadeného alebo jeho zástupcu. Náš systém umožňuje automaticky integrovať informácie o žiadostiach do ekonomického systému, až na personalistiku a do systému na zabezpečovanie zastupovania. Všetky údaje sú dostupné v archíve online na intranetovom portály, vďaka čomu sa zníži administratívna záťaž pracovníkov mzdovej učtárne. Štatistické údaje uvádzajú, že priemerne žiada zamestnanec o neprítomnosť na pracovisku 4,17x v priebehu jedného roka. Pri priemernej mzde v SR ide teda o úsporu približne 3,12 eur za jednu žiadosť.
Ďalšie žiadosti o zdroje sa takisto rezervujú prostredníctvom centrálneho systému. V prípade zasadacích miestností alebo referenčných áut je potrebné vytvorenie centrálneho kalendára. Vždy je presne viditeľné, ktoré zdroje sú v konkrétnych termínoch k dispozícii. Získate prehľad nielen o celkovom využití zdrojov, ale aj o tom, či sú zdroje využívané efektívne a v súlade s potrebami. Pre poradu 5 osôb, nepotrebujete zasadačku pre 30 ľudí a podobne. K tomu môžete priamo vyžiadať súvisiace služby, ako je napríklad občerstvenie, vopred schváliť náklady a následne ich využitie potvrdiť. O všetko ostatné (objednávky, žiadosti, prílohy, faktúry, schválenia a archivácia) sa postará systém sám automatickým prepojením s príslušnými oddeleniami.
Služobné vozidlá majú priradeného správcu, ktorý zodpovedá za technický stav vozidla. Pomocou systému je schopný sledovať, či vodiči využívajú autá podľa schválených pravidiel a neporušujú smernice. Rovnako môže, správca, využívať systém na zadávanie požiadaviek na technickú prehliadku, nákup náhradných dielov a sledovať ich priebeh.
0 Comments