Už dlhé roky sa naša firma snaží nájsť to správne riešenie, pomocou ktorého dosiahnete skvalitnenie a urýchlenie interných procesov. Sme si dobre vedomí toho, že jednou z najdôležitejších súčastí vedenia podniku je komplikovaný proces vypracovania kvalitných zmlúv. Či ide o dodávateľské, servisné, kúpne alebo pracovné zmluvy.
Naše riešenia v prvom rade definujú jasné a transparentné pravidlá pre proces schvaľovania a pripomienkovania zmlúv. Je možné definovať niekoľko rôznych schvaľovacích procesov a podľa typu zmluvy určiť, ktorý z nich sa použije. Celý proces prebehne s maximálnou efektívnosťou a k danému typu zmluvy sa budú môcť vyjadriť len kompetentné osoby. Dá sa aj určiť dĺžka času, ktorý má systém čakať na vyjadrenie konkrétnej osoby. Celý proces sa dá potom analyzovať a zistiť, v ktorom mieste zabralo pripomienkovanie najviac času. Výhodou tohto riešenia je spriehľadnenie a štandardizácia procesu schvaľovania a pripomien-kovania.
Stáva sa, že zmluvy, aj keď dodržujú vnútropodnikové smernice, sú častokrát kopírované a nie je isté, že aj oprávnení zamestnanci pracujú s aktuálnou verziou zmluvy. Preto je pre nás veľmi dôležitým aspektom kontrolovateľná dostupnosť zmluvy len pre presne definovaný okruh používateľov, ktorí môžu vykonávať iba akcie, na ktoré sú oprávnení, a ktorí prípadne nesú zodpovednosť za plnenie obsahu zmluvy.
Nami ponúkané riešenia zahŕňajú úložiská, ktoré využívajú systém kontrolovaného prístupu založeného na oprávneniach. Zmluvy sú ihneď po vložení do systému k dispozícii všetkým, ktorí majú na to právo podľa vopred definovaných pravidiel. Následne sa pri práci s papierovými dokumentmi v rámci systému prehľadne vedú záznamy o tom, kto a kedy si vypožičal originály. Voliteľný auditný log, ktorý registruje, kto a kedy s dokumentom pracoval, zas zaručuje bezpečnosť vašich citlivých informácií.
Z praxi veľmi dobre vieme, že zmluvy sa často upravujú, rozširujú a dopĺňajú. Pracuje na nich vždy viacero profesionálnych figúr a aby sa vyhli zbytočným chybám, potrebujú vždy poslednú verziu dokumentu a aj súčasne pospájať jednotlivé úpravy. Poskytujeme spoľahlivé a multifunkčné úložisko, ktorý obsahuje práve tento potrebný systém pre správu verzií. Okrem iného, jeho jedinečnou výhodou je možnosť súčasnej práce viacerých používateľov na jednom dokumente a automatické spájanie zmien. Systém zároveň dohliada na to, aby používateľ vždy automaticky pracoval s poslednou verziou dokumentu.
No a ako to už vo väčšine prípadov býva, k zmluve je potrebné pripojiť aj iné rôzne prílohy a dodatky. Tieto sa môžu nezávisle od nej meniť. Pomocou párovacích znakov sa dá už pri získaní dokumentu jednoznačne prepojiť daný dokument s príslušnou zmluvou. Systém udržiava automaticky väzby medzi súvisiacimi dokumentmi a používatelia majú takto k dispozícii vždy aktuálne verzie všetkých príloh a dodatkov.
Ako sa vraví: „čas sú peniaze“, tak našim cieľom je ušetriť váš vzácny čas, aby ste sa mohli venovať zarábaniu peňazí.
0 Comments